El coste real de un ERP no es el precio de portada: hay que sumar licencia, usuarios, módulos e implantación. La fórmula para estimarlo es simple: coste mensual × 36 + implantación = coste a tres años. Aplicada con datos propios, te permite pedir propuestas con criterio y detectar sobrecostes ocultos.
Respuesta directa: coste mensual × 36 + implantación = coste a tres años.
Las cuatro partidas del coste de un ERP
Todo presupuesto de ERP se compone de cuatro partidas. Pide siempre las cuatro desglosadas antes de comparar ofertas:
| Partida | Qué incluye | Cómo suele facturarse |
|---|---|---|
| Licencia o suscripción | El derecho de uso del programa | Cuota mensual o anual por plan |
| Usuarios | Las personas que acceden al sistema | Incluidos en el plan o tarifa por usuario |
| Módulos | Funcionalidades extra: TPV, nóminas, almacén | Incluidos o complemento de pago |
| Implantación | Configuración, migración de datos y formación | Proyecto aparte o gratuita (ERP en la nube) |
La partida que más varía entre proveedores es la implantación. En un ERP de autoservicio en la nube no se cobra: te registras y empiezas a facturar. En los ERP tradicionales se contrata un proyecto con un partner y su coste depende del tamaño de tu empresa y de la complejidad de la migración.
Ejemplo trabajado: tres perfiles de pyme y su coste a tres años
Aplicamos el método a tres supuestos hipotéticos (sin IVA). Los importes son supuestos ilustrativos, no precios de mercado verificados; úsalos solo para calibrar tu propio escenario. No corresponden a los planes de ningún proveedor concreto, incluido Beply.
| Concepto | Autónomo con 1 empleado | Consultora de 4 personas | Distribuidora de 7 personas |
|---|---|---|---|
| Plan (suscripción mensual) | 30 € | 60 € | 100 € |
| Usuarios adicionales | 1 × 10 € = 10 € | 0 (incluidos) | 0 (incluidos) |
| Módulos extra | Nómina 5 € | Nómina 4 × 5 € = 20 € | Inventario 25 € + Nómina 7 × 5 € = 60 € |
| Coste mensual total | 45 € | 80 € | 160 € |
| Coste anual | 540 € | 960 € | 1.920 € |
| Implantación | 0 € (en la nube) | 0 € | 0 € |
| Coste a tres años | 1.620 € | 2.880 € | 5.760 € |
Con estos supuestos hipotéticos, el autónomo destina el 100 % de su coste a la suscripción y módulos, mientras que la distribuidora asume, según este ejemplo, un extra de 600 € al año por el módulo de inventario. La diferencia entre contratar un ERP en la nube y uno tradicional se nota sobre todo en la ausencia de coste de implantación.
Error frecuente: comparar solo el precio de la licencia y olvidar los usuarios adicionales, que en muchos proveedores se cobran aparte y pueden aumentar significativamente la factura mensual.
Cómo estimar tu coste real sin depender del comercial
Puedes hacer tu propia estimación antes de hablar con proveedores. Sigue estos pasos:
- Lista lo imprescindible · Escribe las funciones que necesitas el primer día: facturación, contabilidad, TPV, almacén, nóminas. No pagues por módulos que no usarás.
- Cuenta los usuarios reales · Incluye solo a quien trabajará con el sistema cada semana. Como criterio subjetivo, suele bastar con 2 o 3 perfiles para cubrir la operación habitual.
- Suma el coste de implantación · Si es un ERP en la nube, suele ser 0 €. Si te ofrecen un proyecto, pide el desglose por horas y qué incluye (migración, formación, configuración).
- Proyecta a tres años · Multiplica el coste mensual por 36 y suma la implantación. Así comparas manzanas con manzanas entre un ERP de pago mensual y uno con licencia anual.
- Pregunta por las actualizaciones · Aunque no puedas verificar obligaciones legales, es prudente preguntar si la adaptación a cambios normativos está incluida en la cuota o se factura aparte. Anota la respuesta y úsala en tu comparación.
Ejemplo de cálculo paso a paso
Para que puedas replicar el método con tus propios datos, aquí tienes un desglose aritmético del caso de la consultora de 4 personas (supuesto hipotético):
- Coste mensual del plan: 60 € (supuesto).
- Usuarios adicionales: 0 € (todos los usuarios incluidos en el plan).
- Módulos extra: 4 usuarios × 5 € por módulo de nómina = 20 € al mes.
- Coste mensual total: 60 € + 20 € = 80 €.
- Coste anual: 80 € × 12 = 960 €.
- Coste a tres años: 960 € × 3 = 2.880 € (implantación 0 €).
Con estos números, si el proveedor te cobrara 10 € por usuario adicional, el coste mensual subiría a 100 € y el coste a tres años a 3.600 €.
Casos límite y cómo tratarlos
ERP gratuito (open source): la licencia cuesta 0 €, pero la implantación, el hosting y el mantenimiento recaen sobre tu equipo. Si no tienes perfil técnico, el coste real podría superar al de un ERP en la nube (interpretación personal basada en la experiencia común, no un dato verificado). Por ejemplo, supón que tu informático dedica dos días al mes a gestionar el servidor; esas horas son tiempo que no se dedica a otras tareas.
Picos de usuarios (temporada alta): si un proveedor cobra por usuario, pregunta si puedes reducir licencias fuera de temporada y cuánto cuesta cada alta/baja. Un comercio con refuerzos en diciembre debería saber si pagará 12 usuarios todo el año o solo los meses de campaña.
Módulos que se activan tarde: algunos proveedores permiten activar módulos cuando los necesites. Esto evita pagar por inventario antes de abrir tu segunda tienda. Pregunta si el módulo se puede añadir al plan sin cambiar de contrato.
Cambios normativos: no asumas que están incluidos. Pregunta explícitamente si la adaptación a futuras normativas fiscales o de facturación está cubierta por la cuota; anota la respuesta en tu hoja de cálculo para comparar entre proveedores.
Qué queda fuera de este método
Este método aplica a ERPs en la nube con suscripción mensual o anual. No cubre:
- ERP on-premise con licencia perpetua: el coste inicial es alto, pero no hay cuota mensual. Si tu empresa tiene un departamento de IT que pueda asumir el mantenimiento, puede compensar; en caso contrario (bajo tu propio criterio), el coste de personal interno suele superar el ahorro.
- Hosting propio, mantenimiento de servidores ni integraciones a medida: su coste depende de tu infraestructura y de las horas de desarrollo que consuman. En un ERP en la nube estas partidas no existen, pero si necesitas integraciones específicas, pide una propuesta aparte.
- Perfiles que no necesiten ERP: si solo facturas puntualmente, un programa de facturación simple puede bastar. En ese caso, el ERP sería sobredimensionado; valora si el crecimiento de tu negocio justifica el salto.
Siguiente paso
Si quieres ver los planes de un ERP en la nube y sus precios actualizados, visita la página de precios de Beply. Y si buscas comparar con otras alternativas, revisa las comparativas publicadas. Ten en cuenta que los importes de este artículo son supuestos y no corresponden a los planes reales de Beply; los precios vigentes son los que aparecen en la página oficial