Factura electrónica obligatoria entre empresas: lo que cambia en 2026

España avanza hacia la facturación electrónica obligatoria entre empresas y autónomos (B2B). Cuando empiece a aplicarse, ya no será opcional emitir facturas en PDF o papel a otras empresas: deberán generarse en formato estructurado, intercambiarse por canales validados y comunicar los estados (aceptación, rechazo, pago) en plazos cortos.

El marco legal nace de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (la conocida "Ley Crea y Crece"), que en su artículo 12 modificó la Ley 56/2007 para imponer a empresarios y profesionales la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. La norma necesitaba un desarrollo reglamentario que ha llegado con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE-A-2026-7295), publicado el 31 de marzo de 2026.

El RD 238/2026 es el documento que tienes que tener encima de la mesa. Define formatos, calendarios, comunicación de estados y la solución pública gratuita gestionada por la AEAT. Pero hay un detalle que cambia todo el calendario: la aplicación efectiva está diferida a la publicación de la orden ministerial que desarrolle la solución pública.

¿Qué es exactamente una factura electrónica B2B?

No es un PDF enviado por email. Una factura electrónica conforme a la Ley Crea y Crece y al RD 238/2026 cumple cuatro condiciones:

• Está estructurada en un formato semántico conforme a la norma europea UNE-EN 16931.
• Permite el procesamiento automático por sistemas informáticos.
• Garantiza autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad mediante firma electrónica, EDI o controles de gestión.
• Se intercambia entre emisor y receptor a través de plataformas privadas reconocidas o de la solución pública de la AEAT.

Formatos admitidos

El RD 238/2026 admite cuatro sintaxis:

• Facturae (XML español, formato obligatorio para la solución pública de la AEAT y ya estándar en la facturación con la administración).
• UBL 2.1 (Universal Business Language).
• CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).
• EDIFACT bajo el subset oficial.

Las plataformas privadas pueden trabajar en cualquiera de estos formatos, pero deben transformar las facturas a Facturae antes de remitir la copia al repositorio universal de la solución pública.

Calendario: lo que cambió en 2026

La Ley Crea y Crece preveía dos plazos en función del tamaño del emisor: 12 meses tras la aprobación del reglamento para empresas con facturación superior a 8 millones de euros, y 24 meses para el resto. Esos plazos se mantienen en el RD 238/2026, pero el reloj no empieza con la entrada en vigor del propio reglamento, sino con la publicación de la orden ministerial que desarrolle la solución pública.

• Entrada en vigor del RD 238/2026: 20 de abril de 2026 (a los 20 días de su publicación en BOE).
• Aplicación efectiva: diferida a la publicación de la orden ministerial.
• Fase 1, +12 meses: obligatoria para empresarios y profesionales con facturación anual superior a 8 millones de euros.
• Fase 2, +24 meses: resto de empresarios y profesionales (incluye autónomos).

Lo razonable es prepararse desde ya y no esperar al último mes. La adopción técnica (alta de certificado, conexión con plataforma, gestión de errores) lleva semanas, no horas.

Comunicación obligatoria de estados

Una de las novedades más relevantes del RD 238/2026 es que el receptor de la factura debe comunicar al emisor (y al repositorio público) el estado de la factura: aceptada, rechazada y, en su caso, pagada totalmente. La comunicación del pago debe hacerse en un plazo máximo de 4 días hábiles desde que el pago efectivamente ocurre.

El objetivo es generar información fiable y agregada sobre los plazos reales de pago en operaciones B2B. La AEAT publicará estadísticas y, además, esa información permite reforzar las medidas de la Ley 15/2010 contra la morosidad comercial.

La solución pública gratuita de la AEAT

El RD 238/2026 crea una solución pública de facturación electrónica desarrollada por la AEAT. Sus características clave:

• Es gratuita y de uso voluntario para emisores y receptores.
• Permite emitir, recibir y consultar facturas electrónicas en formato Facturae.
• Funciona como repositorio universal: las plataformas privadas deben remitirle copia electrónica fiel de las facturas que intercambian.
• Sirve como mecanismo de seguimiento de pagos para todos los emisores que la utilicen.

Las plataformas privadas (las que ofrecen los proveedores de software como Beply) son la opción habitual para empresas y autónomos con volumen, ya que integran la facturación electrónica con el ERP y aportan funcionalidades adicionales (multipaís, automatización, conciliación).

¿Y la facturación a particulares?

La obligación del RD 238/2026 alcanza solo a las relaciones B2B (entre empresarios y profesionales). Las facturas a particulares (B2C) quedan fuera del régimen obligatorio, sin perjuicio de que el cliente final pueda solicitar copia electrónica conforme a la Ley 56/2007.

Cómo se relaciona con Verifactu

Es la duda más común. La regla práctica:

• Verifactu (RD 1007/2023) regula los requisitos del software de facturación: integridad, encadenamiento, QR y, en modalidad Verifactu, envío en tiempo real a la AEAT del registro de facturación.
• Factura electrónica B2B (RD 238/2026) regula el formato y el canal por el que la factura llega al cliente.

Conviven y son obligatorios para los mismos sujetos. Cumplir uno no exime del otro: el sistema debe generar facturas con QR conforme a Verifactu y, además, transmitirlas en formato electrónico estructurado al receptor según el RD 238/2026.

Sanciones por incumplir

El régimen sancionador deriva de la Ley 56/2007 (modificada por la Crea y Crece) y de la Ley General Tributaria. Las infracciones más relevantes:

• No expedir factura electrónica estando obligado: hasta 10.000 € por sujeto y año.
• No remitir información de estados (aceptación, rechazo, pago): infracción específica con multa proporcional.
• No conservar las facturas electrónicas durante el periodo de prescripción tributaria.

A esto se suman las sanciones tributarias generales por incorrecto cumplimiento de obligaciones formales y, en su caso, las de Verifactu si el sistema no cumple.

Cómo prepararte: hoja de ruta práctica

1. Confirma con tu proveedor de software que está adaptando el producto a Facturae 4.0/UBL/CII y al envío de estados según RD 238/2026.
2. Asegúrate de tener un certificado electrónico válido para firmar facturas (de empresa, sello o representante).
3. Limpia tu maestro de clientes: NIF, dirección fiscal, email para envío y, si lo conoces, código DIRe o nodo de recepción de la plataforma del cliente.
4. Define tu política de aceptación y rechazo: quién, cuándo y con qué motivos. Y prepara plantillas de respuesta.
5. Forma al equipo en gestión de facturas electrónicas, especialmente al área de cuentas a pagar, que ahora tiene plazos para responder.

Errores que ya estamos viendo

• Confundir Facturae con un PDF "bonito": un PDF nunca cumple, aunque esté firmado.
• Pensar que si un cliente extranjero acepta PDF se puede seguir igual. La obligación afecta a las relaciones B2B españolas; con extranjeros hay que mirar la normativa del cliente.
• Olvidar que el receptor también tiene obligaciones (aceptar/rechazar y comunicar el pago).
• Esperar al último mes para integrar la facturación electrónica con el ERP.
• No tener procedimientos para gestionar rechazos y rectificativas con la nueva mecánica de estados.
• Asumir que la solución pública gratuita servirá para grandes volúmenes: es válida, pero pensada como red de seguridad, no como ERP.

Casos prácticos: cómo afecta a distintos perfiles

Autónomo profesional con clientes B2B

Pasa de enviar PDF por email a emitir Facturae con firma electrónica. El cliente debe poder recibirla en formato estructurado. Necesita certificado electrónico y software adaptado. El impacto operativo es bajo si su sistema ya genera Facturae para administraciones; es alto si usaba plantillas Word o Excel.

Pyme con cien clientes B2B y proveedores

Doble impacto: como emisor (envío estructurado, gestión de aceptaciones, rechazos y pagos) y como receptor (registro, validación, contabilización, comunicación de estados). Conviene mapear el flujo factura-pago entero, identificar dónde se rompe hoy y elegir plataforma que automatice las dos puntas.

Asesoría con cartera de pymes

Necesita una herramienta multiempresa que centralice el seguimiento de facturas y estados de varios clientes. La trazabilidad de aceptación/rechazo/pago se vuelve un punto de control esencial: hace falta dashboard, alertas y procedimientos claros.

Comercio o restaurante con clientes B2C

Las operaciones con consumidores finales quedan fuera del régimen obligatorio. Pero, si emites alguna factura B2B (servicio a empresa, factura a empresa que paga la cena…), entras en el ámbito para esas operaciones.

Relación con la morosidad y la Ley 15/2010

Una motivación de fondo del RD 238/2026 es disponer de información agregada y verificable sobre los plazos reales de pago entre empresas. La Ley 15/2010 establece como plazo máximo 60 días desde la entrega del bien o prestación del servicio (30 días para entes públicos). Con la facturación electrónica obligatoria y la comunicación de pagos, las administraciones podrán cruzar de forma sistemática estos datos y, en su caso, abrir expedientes sancionadores.

Para las empresas, la consecuencia inmediata es que retrasar pagos deja un rastro inmediato y comparable. Y, para las que cobran tarde, supone una mejor base probatoria a la hora de reclamar intereses y costes de recobro previstos en la propia Ley 15/2010.

Cómo lo automatiza Beply

Beply genera la factura electrónica en Facturae directamente desde el flujo habitual: emites la factura, el sistema firma con tu certificado y la entrega al cliente por la plataforma elegida (privada o solución pública de la AEAT). El receptor recibe la factura ya estructurada, puede aceptarla o rechazarla, y la comunicación del pago se sincroniza con la conciliación bancaria.

Si recibes facturas electrónicas, Beply las captura, propone la aceptación, te avisa de los plazos para responder y, una vez pagas, comunica el estado a la solución pública. Todo queda enlazado con la contabilidad y con el Modelo 303 sin pasos extra.

La factura electrónica B2B no es un cambio cosmético: rediseña el ciclo factura-pago. Quien lo afronte como un proyecto (con plan, calendario y responsables) lo absorberá sin sobresaltos. Quien lo deje para el final, vivirá semanas duras.

Si quieres adelantarte, mira la página de facturación de Beply, los planes o cuéntanos cómo es tu flujo y te decimos cómo te adaptamos sin parar la operación.