Entender por qué cambian las existencias al comprar, vender o devolver
Actualizado el 16 de octubre de 2026
Suministros Valdavia SL gestiona existencias en sus almacenes comerciales. Comprender cómo influye cada estado de presupuesto, pedido, albarán o factura permite mantener un inventario exacto y evitar roturas de stock.
Antes de empezar
Para que un producto actualice sus existencias debe tener desactivada la opción No controlar stock en su ficha de catálogo. Cada línea de documento de venta o compra contiene el código de almacén y la cantidad que interactúan con el stock físico, reservado o previsto.
Comprobar el efecto de los estados en el almacén
- Accede a Ajustes → Panel de control y entra en la pestaña Estados (o consulta la tabla de estados de documentos).
- Localiza el tipo de documento correspondiente (por ejemplo, Albarán de cliente o Factura de proveedor) y abre el estado en el que se encuentra la operación.
- Comprueba el valor del selector Actualiza stock: define si el estado resta stock físico, lo suma, lo reserva o lo prevé.
- En el ciclo habitual de ventas, un Presupuesto no altera existencias; un Pedido en estado pendiente reserva stock disponible; y el Albarán o Factura emitida descuenta físicamente las unidades del almacén.
- En el ciclo de compras, el Pedido de compra incrementa las unidades pendientes de recibir (stock previsto), y el Albarán de entrada o Factura recibida suma existencias reales al almacén.
- Abre la ficha del producto en Productos → Productos y revisa la pestaña Stock para contrastar la cantidad física frente a la cantidad disponible.
Valores de actualización de stock
| Opción de actualización | Efecto sobre el almacén y documentos donde aplica |
|---|---|
| No afecta (0) | No produce ningún movimiento de inventario. Típico de presupuestos abiertos o borradores de trabajo. |
| Restar (-1) | Descuenta unidades físicas del almacén seleccionado. Aplica en albaranes y facturas de venta entregadas. |
| Añadir (+1) | Incrementa las unidades físicas del inventario. Aplica en recepciones de albarán o facturas de compras de proveedores. |
| Reservar | Mantiene las unidades físicas en el almacén pero reduce el stock disponible, impidiendo comprometer la misma mercancía en otros pedidos de venta. |
| Prever | Aumenta la previsión de entrada (pendiente de recibir) en pedidos a proveedores sin alterar el stock físico inmediato. |
Devoluciones, rectificativas y cambio de almacén
Cuando un cliente devuelve mercancía en un albarán y se marca en estado Devuelto, el sistema anula el descuento original y repone las unidades en el almacén. En facturas emitidas, emitir una factura rectificativa con líneas en cantidad negativa revierte contable y físicamente la salida de stock anterior.
Si en un documento guardado cambias el almacén seleccionado en la cabecera (por ejemplo, del Almacén General al Almacén Secundario), el programa traslada automáticamente el movimiento de stock de un almacén a otro, regularizando las existencias de ambas ubicaciones sin requerir ajustes manuales adicionales.
Si la empresa permite vender sin stock en sus preferencias generales, los documentos en estado Restar se guardarán aunque la cantidad disponible sea cero o inferior, registrando saldos de stock negativos hasta que se reciba la compra correspondiente.
Permisos de configuración
La consulta de existencias está disponible para usuarios comerciales y de almacén. La modificación de las reglas de los estados de documentos o la alteración de parámetros de actualización de stock está reservada a usuarios con perfil de administración, ya que un cambio incorrecto alteraría el cálculo de inventario de toda la sociedad.
Diagnóstico de descuadres en existencias
- Si el stock físico no baja tras emitir un documento, comprueba si el producto tiene marcada la casilla No controlar stock o si el documento sigue en estado Boceto.
- Si el stock disponible muestra un valor inferior al físico, revisa si existen pedidos de venta antiguos en estado abierto que retengan reservas de unidades.
- Si aparece stock negativo, comprueba si se registraron salidas de material antes de dar entrada formal al albarán del proveedor.
- Si las unidades se descontaron del almacén equivocado, edita la cabecera del documento y selecciona el almacén correcto para que el movimiento se reclasifique.
Resultado y siguiente paso
Las existencias físicas y disponibles quedan actualizadas coherentemente en los almacenes de Suministros Valdavia SL según el estado del documento procesado. Puedes consultar el balance de stock en cualquier momento desde la ficha de cada artículo.