Consultar qué permite cada estado de un documento de venta o compra

Antes de guardar o cambiar el estado de un presupuesto, pedido, albarán o factura, consulta aquí qué ocurre: si el documento se puede editar, si mueve existencias, qué documento genera, si crea asiento contable y si crea recibos de cobro o de pago.

A qué se aplica

• Programa de facturación con FacturaScripts 2025.71 y el perfil Beply (BeplyCore 2.17 y BeplyTheme 4.4), con los estados iniciales que trae una empresa nueva. Comprobado el 21/10/2026.
• Un administrador puede cambiar estos estados en Ajustes → Panel de control → Estados. Si tu empresa los ha cambiado, manda lo que indique cada estado en su ficha: consulta Configurar estados de documento y sus efectos.

Antes de empezar

• Una factura en Boceto ya tiene efectos. Al guardarla con importe mueve existencias, crea su asiento y sus recibos. Boceto solo significa que todavía se puede editar.
• Las existencias solo cambian en productos que controlan stock. Un producto marcado con No controlar stock, o una línea sin producto, nunca mueve existencias.
• Para cambiar de estado necesitas permiso de modificación sobre ese tipo de documento.

Matriz de estados y efectos

Cada fila es un estado inicial. «Edición» indica si puedes cambiar cliente o proveedor, líneas e importes; el estado se puede cambiar siempre. En «Stock», Reservar aumenta las unidades reservadas sin tocar las existencias físicas y Prever aumenta las unidades pendientes de recibir.

Reglas comunes a todos los documentos:

• Un documento creado desde otro empieza en el estado inicial de su tipo; por eso una factura creada desde un albarán empieza en Boceto.
• Solo las facturas crean asiento y recibos. Presupuestos, pedidos y albaranes nunca crean asiento ni recibos.
• Una factura con importe cero no crea asiento. El asiento tampoco se crea si el ejercicio no está abierto o no tiene plan contable: el programa muestra un aviso y la factura queda sin asiento.
• Crear una factura no significa que esté cobrada o pagada. El cobro se registra en sus recibos: consulta Registrar un cobro y Registrar un pago a proveedor.
• No se puede eliminar un documento que ya generó otro, ni una factura en un estado no editable. Al eliminar un documento editable, sus movimientos de stock se deshacen y el documento de origen vuelve a su estado inicial.

Boceto: editable, pero con efectos

Boceto es el estado inicial de las facturas de venta y de compra. Mientras la factura está en Boceto puedes cambiar sus líneas, importes y datos; al guardar, el programa:

1. Mueve las existencias igual que una factura emitida o recibida: resta en ventas y suma en compras, siempre que el producto controle stock.
2. Crea o vuelve a crear el asiento contable si el importe es distinto de cero.
3. Crea o actualiza los recibos pendientes según la forma de pago.

Pasar a Emitida (venta) o Recibida (compra) no vuelve a mover existencias ni crea otro asiento: solo bloquea la edición. Si una factura bloqueada necesita un cambio, la vía normal es una rectificativa (ventas o compras). Volver a Boceto desbloquea la edición, pero no deshace los cobros ya registrados y cada cambio de importe vuelve a generar el asiento.

Ampliar

Cómo se calcula el stock

• Restar y Añadir cambian la cantidad física del almacén indicado en la cabecera del documento.
• Reservar (pedido de venta abierto) cambia la cantidad reservada; Prever (pedido de compra abierto) cambia la cantidad pendiente de recibir.
• Al generar el documento siguiente, las líneas del origen se marcan como servidas y su efecto se retira; el documento nuevo aplica el suyo. Así, pasar un albarán a factura no descuenta dos veces.
• Si un producto no permite venta sin stock (casilla Permitir venta sin stock desmarcada en su ficha), no se puede guardar una línea que deje sus existencias en negativo.
• Si cambias el almacén de la cabecera de un documento que mueve stock, las unidades pasan del almacén anterior al nuevo.

Más detalle y diagnóstico de descuadres en Entender por qué cambian las existencias al comprar, vender o devolver.

Ejemplo con saldo antes y después

Ejemplo ficticio. Valdavia Suministros tiene 30 unidades del interruptor MAG-C16 en el Almacén de València y vende 10.

Comprueba el resultado

• Estado y bloqueo: la cabecera del documento muestra el estado; si no es editable, los campos aparecen bloqueados.
• Stock: en Almacén → Productos, abre el producto y revisa su pestaña de stock por almacén (físico, reservado y pendiente de recibir).
• Asiento y recibos de una factura: revisa sus pestañas de recibos y de asiento.

Si algo falla

• El stock no cambia tras guardar una factura en Boceto: comprueba que la línea tiene producto y que ese producto no tiene marcado No controlar stock. Si se creó desde un albarán, la salida ya la hizo el albarán: no la repitas con un ajuste.
• No puedo modificar las líneas: el estado no es editable. Si es una factura, usa una rectificativa; en otros documentos, comprueba si ya generaron el siguiente.
• Aviso de stock insuficiente al guardar: el producto no permite venta sin stock. Registra antes la entrada o revisa el almacén de la cabecera.
• La factura no tiene asiento: revisa que su importe no sea cero y que el ejercicio esté abierto y con plan contable; después consulta los asientos de los documentos.
• Para no duplicar un documento, abre el origen y comprueba el enlace al documento generado antes de cambiar de nuevo el estado.

Siguiente paso

• Generar el siguiente documento de una venta.
• Registrar y comprobar una factura de proveedor.