Entender por qué cambian las existencias al comprar, vender o devolver

Suministros Valdavia SL gestiona existencias en sus almacenes comerciales. Comprender cómo influye cada estado de presupuesto, pedido, albarán o factura permite mantener un inventario exacto y evitar roturas de stock.

Antes de empezar

Para que un producto actualice sus existencias debe tener desactivada la opción No controlar stock en su ficha de catálogo. Cada línea de documento de venta o compra contiene el código de almacén y la cantidad que interactúan con el stock físico, reservado o previsto.

Comprobar el efecto de los estados en el almacén

Accede a Ajustes → Panel de control y entra en la pestaña Estados (o consulta la tabla de estados de documentos).
Localiza el tipo de documento correspondiente (por ejemplo, Albarán de cliente o Factura de proveedor) y abre el estado en el que se encuentra la operación.
Comprueba el valor del selector Actualizar stock: define si el estado resta stock físico, lo suma, lo reserva o lo prevé.
En el ciclo habitual de ventas, un Presupuesto no altera existencias; un Pedido en estado Abierto reserva las unidades; y el Albarán abierto o la Factura descuentan físicamente las unidades del almacén. La factura descuenta ya en Boceto, no solo al pasar a Emitida.
En el ciclo de compras, el Pedido de compra abierto incrementa las unidades pendientes de recibir (stock previsto), y el Albarán de entrada abierto o la Factura de proveedor (en Boceto o Recibida) suman existencias reales al almacén.
La tabla completa de estados y efectos está en Consultar qué permite cada estado de un documento.
Abre la ficha del producto en Almacén → Productos y revisa la pestaña Stock para contrastar la cantidad física frente a la cantidad disponible.

Estado Emitida de factura de cliente con Actualizar stock en Restar; en la lista, Boceto también figura con Restar — Boceto y Emitida restan existencias: las dos tienen **Actualizar stock** en **Restar**.

Valores de actualización de stock

Opción de actualización	Efecto sobre el almacén y documentos donde aplica
No hacer nada	No produce ningún movimiento de inventario. Es el valor de los presupuestos y de los estados que generan otro documento (por ejemplo, Facturar), cuyo efecto pasa al documento nuevo.
Restar	Descuenta unidades físicas del almacén seleccionado. Aplica en albaranes de venta abiertos y en facturas de venta, tanto en Boceto como en Emitida.
Añadir	Incrementa las unidades físicas del inventario. Aplica en albaranes de compra abiertos y en facturas de proveedor, tanto en Boceto como en Recibida.
Reservar	Mantiene las unidades físicas en el almacén pero reduce el stock disponible, impidiendo comprometer la misma mercancía en otros pedidos de venta.
Prever	Aumenta la previsión de entrada (pendiente de recibir) en pedidos a proveedores sin alterar el stock físico inmediato.

Devoluciones, rectificativas y cambio de almacén

Cuando un cliente devuelve mercancía en un albarán y se marca en estado Devuelto, el sistema anula el descuento original y repone las unidades en el almacén. En facturas emitidas, emitir una factura rectificativa con líneas en cantidad negativa revierte contable y físicamente la salida de stock anterior.

Si en un documento guardado cambias el almacén seleccionado en la cabecera (por ejemplo, del Almacén General al Almacén Secundario), el programa traslada automáticamente el movimiento de stock de un almacén a otro, regularizando las existencias de ambas ubicaciones sin requerir ajustes manuales adicionales.

Si el producto tiene marcada Permitir venta sin stock en su ficha, las líneas en un estado que resta se guardan aunque las existencias queden en negativo hasta que se reciba la compra. Si no la tiene marcada, el programa avisa de stock insuficiente y no guarda la línea.

Permisos de configuración

La consulta de existencias está disponible para usuarios comerciales y de almacén. La modificación de las reglas de los estados de documentos o la alteración de parámetros de actualización de stock está reservada a usuarios con perfil de administración, ya que un cambio incorrecto alteraría el cálculo de inventario de toda la sociedad.

Diagnóstico de descuadres en existencias

Si el stock físico no baja tras guardar un albarán o una factura de venta, comprueba si el producto tiene marcada la casilla No controlar stock, si la línea no tiene producto o si el estado del documento tiene Actualizar stock en No hacer nada. El estado Boceto no es la causa: en la configuración inicial también resta. Si la factura viene de un albarán, la salida la hizo el albarán y no se repite.
Si el stock disponible muestra un valor inferior al físico, revisa si existen pedidos de venta antiguos en estado abierto que retengan reservas de unidades.
Si aparece stock negativo, comprueba si se registraron salidas de material antes de dar entrada formal al albarán del proveedor.
Si las unidades se descontaron del almacén equivocado, edita la cabecera del documento y selecciona el almacén correcto para que el movimiento se reclasifique.

Resultado y siguiente paso

Las existencias físicas y disponibles quedan actualizadas coherentemente en los almacenes de Suministros Valdavia SL según el estado del documento procesado. Puedes consultar el balance de stock en cualquier momento desde la ficha de cada artículo.