Registrar una recepción mediante un albarán de proveedor
Actualizado el 16 de octubre de 2026
Registra la mercancía recibida y revisa su efecto en el almacén antes de continuar con la factura. El albarán ALB2026A1 corresponde a Suministros Eléctricos Turia, SL, referencia de entrega ENT-2026-816 y fecha 16/10/2026: 10 unidades de MAG-C16 a 15,80 € con IVA 21%, 158,00 € netos y 191,18 € en total.
Antes de empezar
- Necesitas acceso a Compras → Albaranes y permiso para crear o modificar documentos.
- Ten a mano el proveedor, la fecha, la serie, el almacén de recepción y la referencia de entrega que figura en el documento del proveedor.
- Anota las cantidades que llegaron y comprueba que coinciden con la entrega. Prepara el precio e impuesto aplicables; en este caso, MAG-C16, 10 unidades a 15,80 € e IVA 21%.
- Si ya tienes un pedido de proveedor para esta compra, continúa desde ese pedido con el estado Albarán. Así registras la recepción desde el documento relacionado sin volver a introducir las mismas unidades.
Registrar, guardar y volver a abrir la recepción
- Para crear una recepción directa, abre Compras → Albaranes y pulsa Nuevo. Si partes de un pedido, ábrelo y continúa con la opción Albarán del selector de estado; la guía de pedidos a proveedor explica ese recorrido.
- En un albarán nuevo, busca y selecciona Suministros Eléctricos Turia, SL. Revisa el proveedor antes de añadir líneas; al seleccionarlo pueden aplicarse sus condiciones comerciales predeterminadas.
- Selecciona Empresa/Almacén antes de añadir productos. Elige la Serie correspondiente e indica Fecha 16/10/2026. Confirma que el almacén es donde has recibido la mercancía y que Forma de pago sea Transferencia bancaria.
- Busca MAG-C16 y añádelo al albarán. Indica la cantidad recibida, 10 unidades, y comprueba Precio 15,80 € e Impuesto IVA 21%. El precio puede partir del coste o del último precio guardado para el proveedor; contrástalo con la entrega.
- Después de añadir todas las líneas, escribe ENT-2026-816 en Núm. proveedor. Añade en Observaciones cualquier dato que te ayude a localizar la recepción, si hace falta.
- Revisa Neto 158,00 €, Impuestos 33,18 € y Total 191,18 €. Pulsa Guardar.
- Vuelve al listado de Albaranes y localiza la recepción por ENT-2026-816, el proveedor o la fecha. Abre la fila y vuelve a comprobar proveedor, almacén, referencia, línea, importes y estado Abierto.
Campos del documento y columnas del listado
En la cabecera, Proveedor identifica al proveedor y puede aportar condiciones comerciales iniciales. Empresa/Almacén determina el almacén de entrada; Serie numera el documento y Fecha registra cuándo se emite el albarán. Núm. proveedor guarda la referencia externa, en este ejemplo ENT-2026-816. Forma de pago conserva la condición comercial asociada; no indica que la factura esté pagada.
Para cada línea revisa Referencia, Descripción, Cantidad, Precio, % Dto., Impuesto y Subtotal. En el detalle de una línea puedes consultar % Dto. 2, % R.E., Retención, Excepción de IVA y Suplido. La guía de líneas y condiciones de compra amplía los cálculos.
El pie reúne Observaciones, Subtotal, Dto. global, Dto. global 2, Neto, Impuestos, Recargo, Retenciones y Total. El selector Neto/Subtotal cambia el importe de línea que se muestra. Los importes adicionales aparecen según las condiciones de las líneas. Abre Detalle para consultar Razón Social, C.I.F./N.I.F, Hora, Operación, Email enviado, Divisa, Tasa de conversión y Usuario.
El listado ofrece 30 columnas configurables. Al principio aparecen Código, Núm. proveedor, Proveedor, Observaciones, Estado, Total y Fecha. Desde Maquetación y permisos puedes añadir las demás para revisar o localizar recepciones. Los valores de Empresa, Almacén, Serie, Ejercicio, Estado, Forma de pago y Divisa dependen de los registros configurados.
| Columna | Qué muestra y cuándo resulta útil |
|---|---|
| Id. | Identificador interno del albarán; para localizarlo suele resultar más práctico utilizar el código. |
| Empresa | Empresa asociada a la recepción, útil para distinguir documentos de varias empresas. |
| Almacén | Almacén donde se registra la entrada de material. |
| Serie | Secuencia documental del albarán. |
| Ejercicio | Ejercicio al que corresponde la fecha del documento. |
| Número | Número asignado dentro de la serie y el ejercicio. |
| Código | Código del albarán para encontrar y abrir la ficha. |
| Núm. proveedor | Referencia de entrega del proveedor; en el caso, ENT-2026-816. |
| Cód. Proveedor | Código de la ficha del proveedor relacionada con la recepción. |
| Proveedor | Nombre del proveedor asociado al albarán. |
| Núm. fiscal | Identificación fiscal guardada con el documento. |
| Observaciones | Nota útil para reconocer el material o la recepción. |
| Estado | Situación del albarán: Abierto, Facturar o Devuelto. |
| Nº de adjuntos | Número de archivos anexados al albarán. |
| Email enviado | Indica si consta un envío por correo; no confirma recepción o lectura. |
| Forma de pago | Condición asociada a la operación; no confirma el pago de una factura. |
| Subtotal | Importe de las líneas antes de descuentos globales e impuestos. |
| Dto. global | Primer descuento aplicado al conjunto del albarán. |
| Dto. global 2 | Segundo descuento global, cuando se utiliza. |
| Neto | Importe después de descuentos globales y antes de impuestos. |
| Impuestos | Suma de impuestos calculados para las líneas. |
| Recargo | Importe del recargo de equivalencia, si corresponde. |
| Retención | Porcentaje de retención si las condiciones fiscales lo requieren. |
| Retenciones | Importe total de las retenciones calculadas. |
| Suplidos | Importe de las líneas marcadas como suplidos, si las hay. |
| Total | Importe final; el resaltado de un total negativo invita a revisar el valor. |
| Divisa | Moneda en la que se expresan los importes. |
| Tasa de conversión | Tasa utilizada para consultar importes en otra divisa. |
| Total Remesa en euros | Equivalente en euros calculado según la tasa de conversión. |
| Fecha | Fecha del albarán de proveedor. |
Las señales de color del listado ayudan a reconocer situaciones, pero consulta siempre el texto de Estado antes de continuar.
Estados, efectos de stock y continuación
Abierto permite editar la recepción. En un producto con control de existencias, guardar el albarán suma al stock las unidades de línea que aún no constan como servidas. MAG-C16 controla existencias:las diez unidades recibidas aumentan el stock del almacén de 30 a 40. Un producto configurado sin control de stock no genera ese movimiento.
- Facturar crea una factura de proveedor desde el albarán y cierra su edición. La factura tiene su propio estado y seguimiento; crearla no significa que se haya pagado. Consulta la guía de facturas de proveedor para continuar con esa ficha.
- Devuelto cierra el albarán y revierte del stock la cantidad que este había incorporado. El estado no crea por sí solo una factura ni otro documento.
Si el albarán procede de un pedido, el pedido había previsto la recepción, pero no añadía esas unidades al stock real. Al pasar el pedido a Albarán se genera la ficha de recepción con las cantidades pendientes. Comprueba Núm. proveedor y cámbialo por ENT-2026-816 si conserva la referencia del pedido. Para evitar duplicar la entrada, registra la recepción desde el pedido cuando ya exista uno para esa mercancía.
Desde el listado pueden aparecer Aprobar documento y Aprobar documento en la misma fecha; confirma el documento de destino antes de usar la acción. Si la entrega está en papel y el escáner está disponible, Escanear Documento permite iniciar su lectura; revisa los datos incorporados antes de guardar. Si aparece la pestaña Anticipos, úsala para consultar anticipos relacionados, no como confirmación del pago de una factura.
Referencia busca el artículo y Código de barras incorpora el asociado al código. Línea añade un concepto manual; Mover líneas cambia el orden. La papelera retira una línea; Eliminar en el pie corresponde al documento completo. Consulta los campos comunes de detalle en la cabecera de una compra.
Permisos y acceso
Necesitas permiso de consulta para abrir el listado y la ficha. Crear o guardar y cambiar el estado requieren permiso de modificación; borrar requiere permiso de eliminación. La vista de líneas del listado puede depender de si tu perfil permite consultar datos de otros usuarios.
Si una acción está oculta o deshabilitada, pide a administración que revise tus permisos de Compras y el estado del albarán. Una ficha abierta para consulta no implica permiso para cambiar su estado o generar una factura.
Si no puedes guardar o localizar la recepción
- Si no encuentras el proveedor, selecciónalo desde una ficha existente antes de añadir productos. Si MAG-C16 no aparece, comprueba que está habilitado para compra y no bloqueado.
- Selecciona Empresa/Almacén antes de añadir líneas. Confirma que el almacén corresponde a la recepción física.
- Completa Núm. proveedor después de añadir todas las líneas. Si la referencia no aparece al volver a abrir el albarán, complétala en la cabecera y guarda de nuevo.
- Si cantidad e importes no coinciden con la entrega, revisa cantidad recibida, precio, descuento e impuesto en cada línea; después comprueba los descuentos globales y la divisa.
- Si falta un dato al guardar, comprueba proveedor, almacén, serie, fecha y líneas. Si el estado ya es Facturar o Devuelto, el albarán no permite editar la recepción.
- Si no encuentras la ficha, busca por ENT-2026-816, por el proveedor o por la fecha y revisa el periodo y los filtros del listado.
Resultado
Al terminar, el albarán ALB2026A1 se puede volver a abrir con proveedor Suministros Eléctricos Turia, SL, referencia ENT-2026-816, fecha 16/10/2026 y 10 unidades de MAG-C16 a 15,80 €. Contrasta el neto de 158,00 €, los impuestos de 33,18 € y el total de 191,18 €. El estado Abierto registra la recepción; para artículos con control de stock, las unidades recibidas se suman a las existencias del almacén.