Crear y revisar un presupuesto de venta
Actualizado el 16 de octubre de 2026
Antes de facturar, comprueba la propuesta y su fecha de validez. En este recorrido, PRE2026A1 recoge el presupuesto OF-2026-1083 de Papelería Alzina, SL: una unidad del servicio MANT-ELEC por 180,00 €, IVA 21 % y total de 217,80 €. Revisa cliente, condiciones y caducidad y guárdalo como Abierto hasta que el cliente decida si acepta.
Antes de empezar
- Necesitas acceso a Ventas → Presupuestos y permiso para modificar documentos.
- Confirma el cliente, la empresa, el almacén, la serie, la forma de pago y la fecha de vigencia que corresponden a la propuesta.
- Prepara las referencias y condiciones de las líneas. Si el presupuesto aún no se acepta, no selecciones una transición para generar un pedido o una factura.
- La fecha del documento y la Caducidad contestan preguntas distintas: una sitúa la propuesta; la otra limita hasta cuándo se mantiene vigente.
Crear, guardar y volver a abrir el presupuesto
- Abre Ventas → Presupuestos y pulsa Nuevo.
- Busca y selecciona el cliente. Antes de añadir líneas, elige Empresa/Almacén y Serie. Cambiar el almacén puede retirar las líneas propuestas; si ocurre, añádelas de nuevo antes de guardar.
- Completa los campos obligatorios y la referencia del cliente. Para el ejemplo: cliente Papelería Alzina, SL, almacén Almacén de València, serie General, fecha 16/10/2026, forma de pago Transferencia bancaria.
- Añade el servicio MANT-ELEC, revisa la descripción «Revisión de instalación eléctrica», cantidad 1, precio 180,00 € e impuesto IVA 21%. Comprueba el subtotal y el total de la línea.
- Con la línea ya añadida, escribe OF-2026-1083 en Número 2. Revisa esta referencia antes de guardar: al añadir un producto, la cabecera puede actualizarse y retirar un valor que hubieras escrito antes.
- Revisa las observaciones, los descuentos y los totales del pie. En este caso, el neto es 180,00 €, el IVA 37,80 € y el total 217,80 €. Pulsa Guardar. El programa asigna el código del presupuesto.
- En la ficha guardada aparece Caducidad. Indica 15/11/2026 y vuelve a pulsar Guardar.
- Regresa al listado, localiza el presupuesto por PRE2026A1 o OF-2026-1083 y vuelve a abrirlo. Comprueba cliente, almacén, fecha, caducidad, línea, importes y estado. Debe conservar el estado Abierto y las condiciones que acabas de guardar.
Si cambias el almacén después de añadir una línea propuesta y esta desaparece, vuelve a seleccionar la referencia, descripción, cantidad, precio e impuesto en la misma ficha. Corrige la misma ficha para evitar duplicar la propuesta.
Campos de cabecera
| Campo | Qué indicar y qué cambia |
|---|---|
| Cliente | Selecciona una ficha existente. En el ejemplo, Papelería Alzina, SL. Revisa el nombre y la identificación para distinguir clientes parecidos. Puedes ampliar la selección en Cliente en la guía de factura; aquí el resultado sigue siendo un presupuesto. |
| Empresa/Almacén | Elige el almacén asociado a la operación. En esta instalación aparecen Almacén de València y Almacén de Castelló; el ejemplo usa València. Selecciónalo antes de añadir líneas y vuelve a comprobarlas si cambias el almacén después. Consulta la descripción común de Empresa/Almacén. |
| Serie | Elige la secuencia aplicable antes de guardar. En el ejemplo se utiliza General; también aparece Simplificadas. La numeración que se genera identifica el presupuesto, no lo convierte en factura. Consulta el selector en Serie en la guía de factura. |
| Fecha | Es obligatoria y corresponde a la fecha del presupuesto. En el ejemplo es 16/10/2026. No la confundas con la fecha de caducidad; para la explicación del selector común, consulta Fecha en la guía de factura. |
| Número 2 | Referencia adicional opcional que ayuda a localizar la propuesta junto con el código. En el ejemplo es OF-2026-1083; no sustituye al código del presupuesto. |
| Forma de pago | Condición prevista para la operación. El ejemplo conserva Transferencia bancaria. Indicarla no registra un cobro ni crea recibos en este presupuesto; revisa los pagos solo en el circuito que corresponda. Consulta también Forma de pago en la guía de factura. |
| Caducidad | Fecha hasta la que se plantea mantener vigente el presupuesto. En el ejemplo es 15/11/2026, posterior a la fecha del documento. No es el estado Caducado: el estado del ejemplo sigue siendo Abierto. |
| Total | Importe calculado de la propuesta a partir de sus líneas, descuentos e impuestos. En el ejemplo son 217,80 €; comprueba el cálculo antes de compartir el documento. |
| Detalle | Abre los datos adicionales del cliente y la operación: razón social, C.I.F./N.I.F., direcciones y contactos de facturación y envío, transportista, seguimiento, hora, operación, correo, divisa, tasa, usuario y agente. Usa los que correspondan a este presupuesto. Para los controles compartidos, consulta Detalle de cabecera en la guía de factura; los efectos propios de facturación no se aplican a esta propuesta. |
Líneas y condiciones de la propuesta
La línea del ejemplo contiene la referencia MANT-ELEC, descripción «Revisión de instalación eléctrica», cantidad 1, precio 180,00 €, descuento 0 % e IVA 21 %. Comprueba el impuesto propuesto, los importes y la descripción que aparecerá en el documento. Los controles compartidos de línea se explican en Opciones de línea en la guía de factura; la guía común Líneas y condiciones de venta explica referencias, precios, descuentos e impuestos para los cuatro documentos de venta.
En la parte inferior puedes cambiar entre Neto y Subtotal, revisar las observaciones, el descuento global, los impuestos, el coste, los beneficios y el total. En este caso, no hay descuento; al guardar y reabrir, vuelve a comprobar que la línea y los importes se conservaron.
Caducidad y estado del presupuesto
En Caducidad, indica hasta qué fecha mantienes la oferta. El campo aparece después del primer guardado; si indicas una fecha anterior a la del presupuesto, el programa la descarta. Para PRE2026A1, conserva 15/11/2026 y comprueba que la fecha siga ahí al volver a abrirlo.
Al abrir el listado en la fecha de caducidad o después, los presupuestos editables que hayan vencido pueden pasar a Caducado. Ese estado bloquea la edición con la configuración inicial. Si necesitas revisar una propuesta vencida, consulta a administración antes de cambiar su vigencia o su estado.
El selector ofrece Abierto, Pedido, Rechazado, Caducado y Facturar. Abierto permite editar. Pedido genera un pedido; Facturar, una factura. Las otras opciones cierran la edición sin generar esos documentos. Escoge Rechazado cuando el cliente rechace la propuesta y Caducado cuando termine su vigencia. Los estados pueden estar personalizados por la empresa: confirma el destino antes de aceptar el cambio y comprueba después el documento relacionado.
Con la configuración inicial, el presupuesto no modifica existencias. Los efectos del pedido o la entrega se revisan en su documento; el servicio MANT-ELEC no lleva control de stock.
Buscar y revisar el listado
- Abre Ventas → Presupuestos. Localiza la fila de PRE2026A1: código PRE2026A1, referencia OF-2026-1083, Papelería Alzina, SL, estado Abierto, Email enviado No, total 217,80 € y fecha 16/10/2026.
- Busca por código o número 2 y comprueba también cliente, observaciones, estado, fecha e importe antes de abrir la fila.
- Usa Filtros y revisa el periodo de Fecha. El listado permite ordenar por Caducidad; los filtros de país, provincia y ciudad dependen de los datos disponibles. Retira criterios anteriores si no aparece la propuesta.
La lista actual muestra ocho columnas: Código, Número 2, Cliente, Observaciones, Estado, Email enviado, Total y Fecha. Las opciones de Maquetación y permisos permiten elegir otras columnas. Las 40 disponibles son:
Columnas configurables del listado
Algunas columnas parten ocultas y puedes añadirlas desde Maquetación y permisos. La disponibilidad de opciones o datos depende de la empresa, permisos y registros existentes.
| Columna | Qué muestra y cuándo resulta útil |
|---|---|
| Id. | Identificador interno del registro. Sirve para distinguir registros en referencias técnicas; para localizar el documento usa su código o número. |
| Empresa | Empresa emisora asociada al presupuesto; ayuda a separar documentos cuando se trabaja con varias empresas. |
| Almacén | Almacén asociado a la propuesta. Compruébalo si la disponibilidad o preparación de las líneas depende de la ubicación. |
| Serie | Serie con la que se numeró el presupuesto. Úsala junto con el ejercicio y el número cuando haya secuencias distintas. |
| Ejercicio | Ejercicio al que pertenece el registro; facilita interpretar números que pueden repetirse entre ejercicios. |
| Número | Número dentro de la secuencia de la serie. Contrástalo con el ejercicio y el código antes de abrir un resultado. |
| Código | Código legible del presupuesto que puedes buscar y abrir. En el ejemplo es PRE2026A1. |
| Número 2 | Referencia adicional del documento, por ejemplo la oferta o pedido del cliente. En el caso es OF-2026-1083; no sustituye al código. |
| Cód. Cliente | Código de la ficha de cliente relacionada. Útil para separar clientes con nombres parecidos. |
| Cliente | Nombre del destinatario guardado en el presupuesto. En el ejemplo, Papelería Alzina, SL. |
| Núm. fiscal | Identificación fiscal copiada al documento; contrástala con el cliente si hay homónimos. |
| Dirección | Dirección asociada al documento. Comprueba que corresponde a la operación antes de compartir el presupuesto. |
| Apartado | Apartado postal del destinatario, si se indicó. |
| Código Postal | Código postal guardado con el documento; ayuda a revisar la dirección. |
| Ciudad | Ciudad asociada a la dirección del cliente en este documento. |
| Provincia | Provincia asociada a la dirección guardada. |
| País | País asociado a la dirección del presupuesto. |
| Observaciones | Nota del documento. En el ejemplo indica «Revisión eléctrica del local de Papelería Alzina». |
| Estado | Situación documental, como Abierto, Pedido, Rechazado o Caducado. Puede determinar si se permite editar o si se genera otro documento; no indica que la propuesta se haya cobrado. |
| Nº de adjuntos | Número de archivos adjuntos al presupuesto, si se han incorporado. |
| Email enviado | Indica si consta un envío por correo. No confirma que el destinatario lo recibiera o leyera; en el ejemplo aparece No. |
| Forma de pago | Condición de pago asociada a la propuesta. No equivale a un cobro ni a recibos pagados. |
| Subtotal | Importe de las líneas antes de los descuentos globales y de los impuestos. |
| Dto. global | Primer porcentaje de descuento aplicado al conjunto del documento. |
| Dto. global 2 | Segundo descuento global, cuando se usa. Se aplica según los cálculos del documento, además del primer descuento. |
| Coste total | Suma de costes asociados a las líneas; sirve para revisión interna y no es el importe propuesto al cliente. |
| Beneficios | Suma de beneficios calculados para las líneas; no se añade al total del presupuesto. |
| Neto | Importe de las líneas tras los descuentos globales y antes de impuestos. |
| Impuestos | Suma de impuestos de las líneas. Para el ejemplo son 37,80 € de IVA al 21 %. |
| Recargo | Importe de recargo de equivalencia cuando las condiciones fiscales lo aplican. |
| Retención | Porcentaje de IRPF asociado al documento, cuando corresponda. |
| Retenciones | Importe total de las retenciones de IRPF calculadas. |
| Suplidos | Importe de las líneas que el documento trata como suplidos, si las hay. |
| Total | Importe final de la propuesta. Para PRE2026A1 son 217,80 €; una marca visual de importe negativo requiere revisar las líneas y descuentos. |
| Divisa | Moneda en la que se expresan los importes del presupuesto. |
| Tasa de conversión | Tasa usada para expresar en euros un presupuesto en otra divisa. Revisa la tasa junto con los importes del documento. |
| Total Remesa en euros | Equivalente del total del presupuesto expresado en euros. El nombre puede personalizarse en el diseño de columnas. |
| Agente | Agente comercial asociado al presupuesto, si se indicó. |
| Caducidad | Fecha hasta la que se mantiene la propuesta; corresponde a Caducidad en la ficha. No es la fecha del documento ni una marca de pago. |
| Fecha | Fecha del presupuesto. En el ejemplo, 16/10/2026; comprueba también su caducidad. |
La tabla no incluye Original ni Pagado: son columnas propias del listado de facturas. En un presupuesto, Forma de pago conserva una condición; no muestra cobros.
Indicadores del listado
El color de una fila ayuda a reconocer presupuestos aceptados, rechazados, caducados, bloqueados o enviados por correo. Confirma siempre el contenido de Estado y Email enviado: una marca de color no sustituye esos datos. PRE2026A1 conserva Abierto y Email enviado: No.
Acciones de ficha y listado
- Nuevo empieza otra propuesta. Copiar crea una copia para revisar antes de guardarla; comprueba sus líneas y fechas.
- Imprimir prepara la salida impresa/PDF. Revisa el documento antes de enviarlo: imprimir no registra un envío por correo.
- En la lista puedes buscar, filtrar por fecha, abrir el registro y configurar columnas. También puedes ordenar por caducidad y filtros geográficos cuando hay datos disponibles.
- Agrupar o partir abre la herramienta de agrupación/división; revisa los documentos seleccionados y el resultado antes de confirmar. La acción está sujeta a permisos.
- El menú de estado solicita un cambio de situación. En la lista, las acciones de aprobar documento dependen del permiso de modificación y de los estados configurados.
Archivos, historial y anticipos
La ficha ofrece las pestañas Archivos, Historial y Anticipos. Archivos permite consultar adjuntos y Historial los cambios del documento. En Anticipos gestionas importes recibidos a cuenta; seleccionar una forma de pago no registra un anticipo. Si el documento procede de un escaneo, puede aparecer además el acceso OCR para consultar su origen.
Permisos y bloqueos
- El rol determina si puedes consultar, modificar o eliminar el presupuesto. Guardar o cambiar de estado requiere permiso de modificación; eliminar requiere permiso de borrado.
- Un estado no editable limita los cambios aunque el registro siga visible. La limitación a datos propios puede reducir el listado o impedir que aparezcan pestañas y líneas asociadas.
- La disponibilidad de aprobar, agrupar o partir, imprimir y configurar columnas depende de permisos, estado y selección. Si no ves una acción, pide a administración que revise el rol y el estado del documento.
Si no puedes guardar o revisar el presupuesto
- Completa cliente, almacén, serie, fecha y forma de pago; revisa los campos obligatorios que indique el formulario.
- Si la caducidad es anterior a la fecha del presupuesto, corrígela. El programa descarta una fecha de vigencia anterior a la fecha del documento.
- Si cambiaste el almacén después de crear una línea y ya no la ves, vuelve a añadir la línea en la misma ficha y confirma referencia, descripción, cantidad, precio, descuento e impuesto antes de guardar.
- Si un documento está bloqueado, comprueba el estado y tu permiso de modificación. Si no aparece en el listado, retira filtros y busca por código o Número 2.
- Si Número 2 queda vacío, complétalo después de añadir las líneas y guarda de nuevo la misma ficha.
- Si el presupuesto aparece como Caducado, comprueba su caducidad y consulta con administración si necesitas renovar la propuesta antes de continuar.
Resultado y siguiente paso
PRE2026A1 queda guardado y reabierto como presupuesto Abierto para Papelería Alzina, SL, con referencia OF-2026-1083, una línea MANT-ELEC, caducidad 15/11/2026 y total 217,80 €. Si el cliente acepta, revisa el estado y el documento destino antes de continuar con un pedido o una factura. Mientras la propuesta no se haya aprobado, no elijas Facturar; la forma de pago y la pestaña Anticipos no significan que el importe se haya cobrado.