Registrar actividades y notas

Registrar actividades y notas

Las actividades indican qué debe hacer el equipo y cuándo. Las notas explican qué ha ocurrido. Utilizadas juntas, permiten continuar una relación comercial sin perder contexto.

Crear una actividad

1. Abre la oportunidad, el cliente o el contacto relacionado.
2. Selecciona Nueva actividad.
3. Elige el tipo de acción: llamada, reunión, correo u otra tarea.
4. Escribe un asunto concreto.
5. Asigna una persona responsable y una fecha.
6. Añade una descripción breve si hace falta preparación.
7. Guarda y comprueba que aparece entre las actividades pendientes.

Un buen asunto explica la acción: “Confirmar fecha de demostración” es más útil que “Llamar”.

Completar una actividad

1. Abre la actividad después de realizarla.
2. Registra el resultado relevante.
3. Márcala como completada.
4. Si el seguimiento continúa, crea la siguiente actividad.

No marques una tarea como completada antes de realizarla. Si ya no procede, actualiza su estado o explica el motivo según el proceso de tu equipo.

Añadir una nota

Utiliza una nota para conservar acuerdos, necesidades, objeciones o decisiones que ayuden al seguimiento.

Una nota útil suele responder a tres preguntas:

• ¿Qué se ha tratado?
• ¿Qué se ha acordado?
• ¿Cuál es el siguiente paso?

Qué no debe incluir una nota

• Contraseñas o códigos de acceso.
• Información personal que no sea necesaria.
• Datos de pago completos.
• Comentarios ofensivos o valoraciones irrelevantes.
• Copias innecesarias de correos o documentos privados.

Consultar el historial

Antes de contactar con un cliente, revisa las actividades y notas recientes. Comprueba quién realizó la última acción y si existe un compromiso pendiente.

Si varias personas trabajan sobre la misma oportunidad, registra cada cambio en el lugar correspondiente para que el historial sea fácil de entender.