Gestionar usuarios del Panel BEPLY y del programa

Da acceso a otra persona para que trabaje en tu programa de facturación, ajusta lo que puede hacer y retírale el acceso cuando deje de necesitarlo. Al terminar, la persona podrá entrar en el programa con los permisos que le hayas dado, o dejará de poder hacerlo.

Dos sitios distintos: Panel BEPLY y programa

• Panel BEPLY (panel.beply.es): cuenta, servicios, suscripción y pagos. Tener cuenta en el Panel no da acceso por sí solo al programa.
• Programa: donde se trabaja a diario (facturas, clientes, contabilidad). Cada persona necesita su propio acceso al programa, con sus permisos.

Cómo se da ese acceso depende de cómo entra tu equipo en el programa:

Antes de empezar

• Límite de usuarios del plan. El número de usuarios que puedes tener depende de tu plan. Lo ves en el Panel, en el detalle del servicio (Usuarios - en uso/máximo). Al llegar al límite, el programa no deja crear más usuarios y muestra Has alcanzado el límite de usuarios. Para ampliar, cambia de plan desde el Panel.
• Permisos de quien da el acceso. En el apartado A necesitas un usuario administrador del programa. En el apartado B necesitas ser Administrador del ERP de ese servicio, y para invitar a la empresa, Gestor de miembros.
• Desactiva en lugar de borrar. Desactivar conserva el historial de lo que hizo la persona (documentos, registros de actividad).

A. Usuarios del programa

Dar de alta a una persona

1. En el programa, abre Ajustes (rueda dentada) → Usuarios. Busca primero por usuario o correo para no duplicar la ficha.
2. Pulsa Nuevo.
3. Escribe el Usuario (de 3 a 50 caracteres, sin espacios ni acentos; no se puede cambiar después) y el Email.
4. Escribe la contraseña en Nueva contraseña y Repite la contraseña (mínimo 8 caracteres, con al menos una letra y un número). Comunícasela por un canal privado.
5. Marca Administrador solo si esa persona debe poder hacerlo todo, incluida la gestión de usuarios. Deja marcado Activo.
6. Pulsa Guardar. Reabre la ficha y, en Roles, asígnale los grupos de permisos acordados. Después elige su Página de inicio y guarda.

Paso a paso con capturas: Crear y administrar usuarios del programa.

Cambiar lo que puede hacer

• Roles: añade o quita grupos en la pestaña Roles del usuario. Cada grupo define qué pantallas puede ver y si puede modificar, importar, exportar o eliminar. Ver Crear roles y asignar permisos.
• Nivel: número de 1 a 99. Algunos campos solo los ve un usuario con nivel igual o superior al que exigen.

Retirar el acceso

1. Abre Ajustes → Usuarios y entra en la ficha de la persona.
2. Desmarca Activo y pulsa Guardar.

Comprueba el resultado

• Alta: la persona entra con su usuario y ve solo las pantallas que permiten sus grupos.
• Baja: al intentar entrar, el programa no le deja iniciar sesión. Sus documentos siguen apareciendo con su nombre.

B. Acceso unificado con cuenta Beply

En este modelo las personas no tienen contraseña del programa: entran con su cuenta Beply. El acceso se gestiona en el área de cuenta del Panel (panel.beply.es/identity/services).

1. Invitar a la persona a tu empresa

1. Abre Invitaciones (panel.beply.es/identity/invitations).
2. Elige la Empresa, escribe el correo y elige el Permiso en la empresa:
   • Miembro: puede recibir acceso a los servicios.
   • Gestor de miembros: además, puede invitar y gestionar miembros.
3. Pulsa Crear invitación. La invitación caduca a los 7 días y puedes cancelarla mientras esté pendiente.

La persona recibe un correo y elige Aceptar invitación, Ya tengo una cuenta o Crear mi acceso. Aceptar no contrata servicios ni cambia la facturación. Todavía no tiene acceso al programa: se concede en el paso siguiente.

2. Darle acceso al programa

1. En Mis servicios, pulsa Gestionar permisos en el servicio. Solo aparece si eres Administrador del ERP.
2. Pulsa Añadir acceso y elige a la persona.
3. Elige el Tipo de acceso:
   • Administrador del ERP: gestiona el programa y los permisos de sus usuarios.
   • Usuario del ERP: marca sus Roles del ERP y su Nivel de acceso a campos (de 0 a 99; por defecto 2).
4. Pulsa Guardar permisos y confirma tu identidad (contraseña y, si lo tienes activo, código de doble factor, o Google).

3. Cambiar o retirar el acceso

• Para cambiar permisos: Editar permisos, ajusta y Guardar permisos.
• Para retirar el acceso a un servicio: Retirar acceso y confirma tu identidad. El usuario queda desactivado en el programa.
• Los permisos del titular del servicio no se pueden modificar.

Comprueba el resultado

Pulsa Comprobar permisos en el ERP. Debe aparecer Los permisos del ERP coinciden con la autorización vigente. Si aparece El ERP todavía no refleja los permisos vigentes, espera unos segundos y vuelve a comprobarlo.

Partners: miembros de la organización

Si tu cuenta es de tipo Partner (por ejemplo, una asesoría que gestiona servicios de clientes), en Mi organización → Miembros puedes Invitar miembro con el rol Cliente o Partner. La invitación caduca a los 7 días y se puede Reenviar o Cancelar. Eliminar miembro no se puede deshacer: la persona pierde el acceso a todos los recursos de la organización. No se puede eliminar a quien tenga servicios a su nombre.

Si algo falla

Siguiente paso

• Cambiar los datos y preferencias de mi usuario del programa
• Activar la verificación en dos pasos del programa
• Qué hacer si alcanzas un límite de tu plan