Descargar el catálogo de Shopify e incorporarlo por lotes

El catálogo por lotes separa tres pasos: leer Shopify, preparar una selección y confirmar sus cambios en Beply. Puedes descargar toda la tienda o actualizar una parte, revisar los efectos sobre productos y variantes y recuperar las incidencias sin repetir los productos ya confirmados.

Antes de preparar un lote de Shopify

Necesitas una cuenta activa con Flujo de catálogo por lotes, permiso para acceder, modificar e importar el catálogo y permisos equivalentes sobre productos para incorporarlo al ERP. La aplicación de la tienda debe permitir leer los productos. El inventario, los costes y determinados recursos necesitan permisos adicionales; una descarga terminada puede indicar que esa parte no se ha podido leer.

Si el selector Cuenta está vacío, comprueba la cuenta, sus permisos y la activación del catálogo por lotes. Los usuarios consultan sus cuentas y sus lotes; disponer de un permiso general no permite actuar sobre cualquier tienda.

Descargar por primera vez el catálogo de Shopify

1. Abre Integraciones > Shopify > Catálogo Shopify, o Catálogo por lotes desde Productos de Shopify.
2. Selecciona Cuenta y pulsa Ver catálogo y lotes.
3. Pulsa Actualizar catálogo completo.
4. Revisa Lotes y espera a que la descarga llegue a complete. El progreso se conserva si la lectura requiere varias ejecuciones.
5. Lee cualquier aviso de disponibilidad, coste o recursos no accesibles. Terminar la descarga no significa que esa información esté disponible ni que los productos se hayan incorporado al ERP.

Actualizar los cambios de Shopify

En Continuar desde, selecciona una descarga anterior completa de la misma cuenta y pulsa Actualizar cambios. Esta operación conserva un nuevo catálogo de referencia y comprueba productos, variantes y ausencias. También recoge la información adicional a la que la aplicación tiene acceso.

Para volver a leer un grupo, usa Catálogo de partida, rellena los filtros y pulsa Actualizar todos los filtrados. La selección queda fijada al iniciar. Si dejas todos los filtros vacíos, incluye todo el catálogo de partida. Actualizar los datos descargados todavía no aplica sus diferencias a productos del ERP.

Sincronizar automáticamente el catálogo (desde la versión 10.5)

En la pantalla Catálogo Shopify, tarjeta «Sincronización Shopify → ERP», puedes activar la Sincronización automática del catálogo de cada cuenta. Está desactivada por defecto. Cuando la activas, eliges cada cuántas horas se repite la pasada (1, 2, 3, 4, 6, 8, 12 o 24 horas; 24 por defecto). La primera pasada empieza en el minuto siguiente.

Cada pasada descarga los cambios de Shopify, prepara la selección y aplica al ERP solo las altas y los cambios sin conflicto. No borra productos, no desactiva productos del ERP y no escribe nada en Shopify. Los casos abiertos (por ejemplo, un cambio manual del ERP o un SKU que necesita decisión) quedan en la bandeja para revisión.

Sincronizar todo ahora lanza una pasada manual con borrador. Revisa el borrador y confirma Aplicar al ERP antes de 24 horas desde el inicio de la pasada; si no, la confirmación caduca y debes empezar otra. Descartar sin aplicar cierra el borrador sin cambios.

Para parar las pasadas automáticas, desmarca la sincronización automática. Esto impide nuevas pasadas, pero no cancela la que ya está en marcha: si necesitas detenerla, pausa o cancela su lote. Si otra operación de la misma cuenta está activa, la pasada se aplaza y se vuelve a intentar a los 10 minutos. Las pasadas automáticas usan los permisos del usuario que activó la sincronización; si los pierde, la pasada termina en error sin aplicar cambios.

La pantalla muestra el resultado con una de estas etiquetas: Completada, Completada con casos para revisar, No terminó, Aplazada: había otra operación en curso o Borrador descartado sin aplicar nada.

Sustituir una descarga detenida (desde la versión 10.5)

Si una descarga está paused o failed, puedes pulsar Sustituir por una descarga nueva. La descarga anterior se conserva como registro cancelado. La nueva lectura es incremental desde la última descarga completa de la cuenta, no una lectura desde cero. Úsalo cuando la lectura anterior no se puede reanudar; si basta con continuar, usa Reanudar.

Incorporar productos de Shopify al ERP

1. En Importar o aplicar cambios al ERP, selecciona una Descarga completa terminada de esa cuenta.
2. Aplica los filtros que necesites. El lote incluye todos los resultados coincidentes, no únicamente las filas visibles de una página.
3. Decide si quieres Importar imágenes y documentos de los productos. Está marcado inicialmente; desmarcarlo permite incorporar productos y variantes sin descargar archivos. Puedes preparar después otro lote con recursos.
4. Decide si quieres Usar el SKU como referencia. Esta opción cambia la referencia de las variantes, pero no enlaza con un producto ajeno por coincidencia de SKU.
5. Revisa Precio al importar al ERP, Impuesto para productos sin impuesto y Coste. Se precargan desde la cuenta y quedan fijados en ese lote.
6. Pulsa Preparar todos los filtrados. Una selección grande puede mostrar preparing hasta terminar. Revisa el borrador draft, sus recuentos y los efectos previstos sobre precio, coste e impuesto.
7. Pulsa Confirmar incorporación cuando la selección y las opciones sean correctas.
8. Comprueba el resultado de los productos y variantes en Beply, además del estado del lote. Un lote complete puede conservar incidencias que requieren revisión.

El catálogo mantiene su vínculo con la cuenta y el producto de origen. Repetir un lote sobre información ya incorporada permite reconocer lo que no cambió. Cuando un campo del ERP se ha modificado manualmente, el cambio se conserva y se muestra como conflicto; el lote no lo sobrescribe silenciosamente.

Elegir la referencia de los productos de Shopify

Sin Usar el SKU como referencia, la integración conserva su referencia de catálogo. Al marcarlo, la referencia de cada variante será su SKU y la del producto será la de su primera variante. Puede renombrar productos que ya tenían una referencia de catálogo.

Si falta el SKU, supera 30 caracteres, contiene caracteres no admitidos o ya pertenece a otro producto o variante, se conserva la referencia de catálogo y aparece una incidencia. La integración no une dos productos diferentes porque tengan el mismo SKU. Este ajuste es distinto de Enlazar variantes automáticamente por SKU, que corresponde a la vía heredada de productos.

Asistente de referencias SKU (desde la versión 10.5)

Cuando la descarga contiene casos de SKU que impiden usarlo como referencia, el asistente de referencias los agrupa en cinco pestañas: Variantes sin SKU, SKU repetido en otro producto, SKU de más de 30 caracteres, SKU con caracteres que el ERP no guarda y El producto cambió durante la descarga. Puedes:

• escribir un Patrón de referencia con los tokens {id}, {producto}, {handle}, {proveedor}, {titulo} y {handle:12}; cualquier token admite :N (de 1 a 30 caracteres). El patrón admite hasta 100 caracteres y la referencia resultante, como máximo 30; si supera 30 se recorta con un sufijo corto, y si se repite recibe -2, -3, etc. Pulsa Vista previa antes de aplicarlo;
• pulsar Aplicar la referencia propuesta, o Es distinto: usar el sufijo propuesto cuando dos productos sean diferentes;
• pulsar Es el mismo producto: excluir duplicado para que la variante duplicada no entre en futuras importaciones; la integración no fusiona ni enlaza productos solo porque compartan SKU;
• pulsar Mantener la referencia CAT para conservar la referencia de catálogo;
• pulsar Reintentar en la próxima sincronización para dejar el caso pendiente; o Corregir en Shopify para abrir la ficha y corregir el SKU en su origen.

Cada decisión queda registrada con el usuario, la fecha y los valores anterior y nuevo. La lista de Decisiones del asistente muestra las más recientes y Deshacer las seleccionadas revierte las que elijas. Una decisión vuelve a revisión si cambian el SKU o la referencia ya decidida. El tope de 2.000 casos se aplica al lote completo, ordenado por id; filtrar por pestaña no muestra más casos. Si la referencia ya la usa otro producto o variante del ERP, la decisión se rechaza con un aviso y no se guarda.

Elegir el precio y el coste al incorporar Shopify

Por ejemplo, 34,95 € con IVA del 21 % producen una base de 28,8843 €. El lote no añade márgenes comerciales. El precio de comparación o tachado de Shopify se conserva en el catálogo, pero no se importa como otro precio del ERP.

Impuesto para productos sin impuesto actúa solamente sobre productos locales sin impuesto y antes de calcular el precio neto. No sustituye uno ya asignado. Si la variante no tributa en Shopify, no se le asigna un impuesto distinto del 0 %. Coste permite conservar el coste unitario de Shopify cuando su moneda coincide con la del ERP.

La moneda desconocida o diferente, un precio inválido, un impuesto desconocido, un régimen no admitido o un valor local sujeto a margen generan una incidencia. Un precio o coste manual se conserva como conflicto. Por defecto, la importación del catálogo no incorpora stock al almacén físico: la disponibilidad externa y las existencias locales permanecen separadas. Solo si la cuenta o el lote elige Stock del ERP desde Shopify (disponible) (desde la versión 10.4) el stock de esos productos se toma de Shopify; consulta Stock y precios.

Resolver las incidencias de un lote de Shopify

Abre el número del lote. Causa principal y proveedor agrupa las incidencias de todo el lote; no solo de la página abierta. Ver productos limita la vista a un grupo y Ver todos los grupos elimina esa selección. La búsqueda encuentra productos, proveedores y detalles; Anterior y Siguiente recorren los resultados.

Corrige la causa en su fuente y pulsa Recalcular y reintentar incidencias. Este botón reabre todas las incidencias del lote, aunque hayas filtrado la bandeja. Conserva los productos y archivos ya confirmados. Si necesitas otros filtros u otras opciones de importación, prepara un lote nuevo.

Estados y acciones de los lotes de Shopify

Pausar y Cancelar no son un borrado ni un rollback de cambios ya guardados. En un resultado incierto no inicies otra descarga para adivinar el resultado. En Operación Shopify, contrasta la operación real de esa tienda; la integración verifica identidad, consulta y fecha antes de reanudar.

Referencia de los campos del catálogo de Shopify

Las columnas Lote, Operación, Estado, Progreso e Incidencia permiten seguir cada trabajo. Producto, Proveedor Shopify y Resultado explican las filas de incidencias; el número de Productos de un grupo cubre todas las páginas coincidentes.

Consulta relacionada de Shopify

Consulta la referencia de configuración, la guía de stock y precios, el glosario y las preguntas frecuentes.