Itinerario: de la ficha del cliente al primer cobro

Este itinerario reúne las tareas principales para completar una primera venta en tu empresa: tener los datos del cliente, el producto y el precio listos, emitir la factura, comprobar el PDF, registrar el cobro cuando el banco confirme y revisar el asiento contable.

El caso de referencia es Suministros Marjal, que vende papel A4 y tóner negro a clientes como Clínica Alameda con factura y transferencia bancaria. Puedes seguir cada guía de forma independiente; si reproduces el recorrido completo, mantén el mismo cliente, producto e importes para comparar factura, PDF, recibo y asiento sin confundir documentos.

Ruta recomendada

1. Dar de alta al cliente: registra su nombre fiscal, dirección y forma de pago.
2. Configurar el producto y su precio: crea la referencia, la familia y el precio de venta con su impuesto.
3. Emitir la factura: selecciona cliente y líneas, revisa los totales y guarda la factura.
4. Comprobar el PDF: revisa número, cliente, líneas, impuestos y total antes de enviarlo o imprimirlo.
5. Registrar el cobro: cuando la transferencia llega, aplica el cobro al recibo de la factura.
6. Revisar el asiento: comprueba que la venta aparece en el documento contable del ejercicio.

Cómo usar los enlaces

• Cada guía empieza desde un menú conocido y explica sus requisitos, campos y comprobaciones.
• Si el cliente y el producto ya existen, salta directamente al paso de ventas; no repitas altas sin necesidad.
• Factura, PDF, recibo y asiento deben corresponder al mismo documento cuando compares importes.
• Elegir Transferencia bancaria en una factura no registra un cobro: el cobro es posterior y corresponde a una confirmación del banco.

Qué cubre esta ruta

• Cubre el circuito desde los datos de la empresa hasta la comprobación de la venta cobrada: clientes, productos, ventas, documentos, tesorería y contabilidad.
• Compras, inventario y pagos a proveedores tienen guías propias y no forman parte de esta secuencia.
• Cuando la empresa use otras vías, como pedido previo o albarán antes de la factura, las guías de ventas muestran la variante completa.

Antes de empezar

Necesitas un usuario con permisos de venta y acceso a las guías mencionadas. Confirma que la empresa está seleccionada y que la serie de facturación es la que corresponde a tus ventas.

Pasos

1. Prepara los datos maestros: cliente con dirección fiscal y forma de pago, y producto con precio e impuesto.
2. Emite la factura: cabecera con cliente, fecha y serie; líneas con cantidad y precio; guarda y comprueba los totales.
3. Comprueba el PDF antes de compartirlo: número, cliente, líneas, impuestos, forma de pago y total.
4. Cobra cuando toca: registra el cobro del recibo al confirmarse la transferencia.
5. Contrasta los resultados: factura, recibo cobrado y asiento del mismo documento con importes idénticos.

Otras situaciones

Si cobras a cuenta al recibir el pedido, aplica primero el anticipo y luego la factura; las guías de tesorería explican la secuencia. Si el cliente devuelve mercancía, utiliza la guía de rectificativas en lugar de editar la factura original.

Permisos y responsabilidades

Emitir facturas, registrar cobros y consultar contabilidad demandan permisos distintos. Si una acción esperada no aparece en tu menú, consulta el administrador antes de buscar atajos.

Si no puedes continuar

Si la factura o el cobro no casan con lo previsto, no edites documentos ya emitidos para forzar los importes: sigue la guía de la variante correcta (rectificativa o documento nuevo) y anota en el documento la explicación. Ante un error del sistema, conserva el mensaje y consulta al soporte de tu servicio.

Resultado

Tendrás el recorrido completo dominado: del alta del cliente y el producto a la factura emitida, el PDF revisado, el cobro registrado y el asiento verificado, con los mismos datos en cada documento.