Documentos Recurrentes: una factura mensual paso a paso
Mira el proceso completo con un cliente existente y aprende después cada apartado en sus subpáginas.
Actualizado el 15 de octubre de 2026
Crea una factura mensual de mantenimiento para Academia Horizonte sin volver a introducir sus datos en cada emisión.
Antes de empezar
Academia Horizonte ya está dado de alta. El ejemplo utiliza Nexo Mantenimiento, SL y un servicio de 100 € más IVA del 21 %. Necesitas crear y editar recurrencias de venta, generar facturas de cliente y exportarlas para revisar el PDF. Comprueba en Ajustes la serie, el almacén de Nexo Mantenimiento, SL y la divisa antes de emitir.
Documentos Recurrentes: una factura mensual paso a paso · narración en español, con subtítulos
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Crear una nueva recurrencia
- Abre el menú Ventas.
- Selecciona Recurrentes.
- Pulsa Nuevo.
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Identificar la factura mensual
- Escribe Mantenimiento mensual Academia en Descripción.
- Selecciona Academia Horizonte en Cliente.
- En Generar, elige Factura de Cliente. Indica 1 en Cada y Meses en Tipo de plazo.
- Deja Enviar correo desactivado y pulsa Guardar.
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Programar la primera emisión
- Abre la pestaña Periodo.
- Indica la Fecha inicio del contrato y la fecha de Primer Documento. En el ejemplo, son el 1 y el 15 de septiembre, respectivamente.
- Indica 100 % en % Primer Documento y deja desmarcados Forzar fecha del primer documento y Pausado.
- Pulsa Guardar y comprueba la siguiente fecha. Para tu contrato, utiliza sus fechas reales.
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Añadir el servicio
- Abre Líneas y pulsa Añadir.
- Selecciona el servicio MANT-MENSUAL (Mantenimiento mensual).
- Escribe Mantenimiento mensual en Descripción y deja Cantidad en 1.
- Indica Precio 100 e Impuesto IVA 21 %. Deja el descuento en 0, sin retención, y el porcentaje del primer documento en 100 %.
- Guarda la línea. Con estos datos, el total esperado es 121 €; comprueba el importe en la factura generada.
Tras generar la primera factura, la línea conserva los datos del ejemplo. Comprueba las fechas de la cabecera y el siguiente vencimiento en Periodo.
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Generar y comprobar la primera factura
- Pulsa Generar con el primer vencimiento pendiente y confirma. Esta acción crea y guarda la factura; no es una vista previa. El proceso automático la genera cuando corresponde según la fecha y la configuración del programa.
- Abre Documentos y entra en la factura generada.
- Comprueba el cliente, el concepto y el total de 121 €.
- Pulsa Imprimir y revisa el PDF generado.
Resultado
La factura del ejemplo queda creada y registrada en el historial. La plantilla conserva la frecuencia mensual; el proceso automático del programa debe ejecutarse para generar los siguientes vencimientos. Generar se usa aquí para crear manualmente el primer documento pendiente; no es un paso que debas repetir cada mes.
El estado de la factura depende de la configuración de Estados de documento. Crear la factura no significa cambiarla a Emitida. Si queda en Boceto, el PDF puede mostrar esa marca; comprueba el estado en la factura antes de enviarla.
Conceptos principales
| Elemento | Uso y comprobación |
|---|---|
| Plantilla | Define a quién, qué y cuándo generar. No es una factura emitida. |
| Documento | Presupuesto, pedido, albarán o factura creado a partir de una plantilla. |
| Periodo | Reglas que calculan fechas y controlan el inicio, el fin y la pausa. |
| Grupo | Datos y líneas comunes para varios clientes, con planificación individual por miembro. |
| Historial | Relación de documentos generados; permite abrir y verificar cada resultado. |
Si no aparece el resultado esperado
- Si Generar no aparece, revisa el acceso a la plantilla y los permisos para modificar recurrencias y facturas de cliente. Poder abrir una ficha no concede necesariamente permiso para emitir.
- Si no hay fecha pendiente, comprueba Periodo. Una fecha futura todavía no se emite desde este botón; una plantilla pausada tampoco genera aquí una nueva factura. Consulta calendario y pausas.
- Si recibes un aviso, revisa Documentos antes de repetir y continúa con el diagnóstico de recurrencias.
- Si el importe no es 121 €, comprueba cantidad, precio, impuesto, descuentos y porcentajes en Líneas. Ese total solo corresponde a los datos indicados en este ejemplo.
La referencia de generación e historial explica cómo comprobar una emisión. Para repetir una misma configuración con varios clientes, consulta grupos; para proveedores, compras recurrentes.