Ventas: por dónde empezar
Actualizado el 16 de octubre de 2026
Cuando una venta pasa por varias manos, conviene distinguir la propuesta aceptada, la preparación, la entrega, la factura y el cobro. Puedes registrar cada etapa en su documento y comprobar qué queda pendiente antes de continuar. Como ejemplo, Papelería Alzina solicita una revisión eléctrica con el servicio MANT-ELEC: una unidad a 180,00 €, más IVA 21%, suma 217,80 €.
Antes de empezar
Define qué necesitas dejar registrado: una oferta para el cliente, un pedido aceptado, una entrega realizada o una factura. No todas las operaciones requieren los cuatro documentos; una venta directa puede empezar por la factura y una entrega puede necesitar un albarán antes de facturar.
- Confirma la empresa, el cliente y los datos de contacto que correspondan a la operación.
- Ten a mano la referencia del cliente, si existe, y los artículos o servicios, cantidades, precios, descuentos e impuestos.
- Comprueba la serie y, cuando aparezca, la empresa o el almacén adecuados.
- Revisa si necesitas consultar, crear, modificar, emitir o cobrar: son permisos y tareas diferentes.
Seguir la venta de principio a fin
- Presupuesto: prepara la oferta con el cliente, las líneas y su vigencia. En el ejemplo puedes identificar la propuesta con la referencia OF-2026-1083.
- Pedido: registra lo que el cliente acepta y debe prepararse. Si el cliente aporta una orden de compra, conserva su referencia, como OC-2026-1184.
- Albarán: documenta la entrega o el trabajo realizado cuando el circuito lo requiera; puede incluir una referencia como ENT-2026-0916.
- Factura: emite el documento de venta cuando corresponda y revisa su estado, líneas e importes.
- Cobro: registra o comprueba el pago en el seguimiento de recibos. Emitir una factura no significa que se haya cobrado.
En cada paso comprueba que el cliente y el total siguen correspondiendo a la operación. Para Papelería Alzina, el servicio MANT-ELEC de 180,00 € con IVA 21% da un total de 217,80 €. Las guías de cada documento explican cómo crearlo y revisar sus datos.
Datos que se repiten en los documentos
Los nombres y campos disponibles dependen del tipo de documento. Estas referencias ayudan a revisar lo esencial sin confundir datos comerciales con el cobro:
| Campo o dato | Para qué sirve | Guía de detalle |
|---|---|---|
| Cliente | Identifica a quién se dirige la operación; comprueba que has seleccionado la ficha correcta. | Cliente |
| Fecha | Indica la fecha del documento. Revisa también la vigencia si el presupuesto muestra Caducidad. | Fecha |
| Serie | Determina la secuencia de numeración disponible para el documento. | Serie |
| Empresa/Almacén | Revisa la empresa que emite y el almacén relacionado con la operación cuando el campo esté disponible. | Empresa/Almacén |
| Número 2 y Observaciones | Conservan referencias externas y notas útiles para encontrar o preparar el documento. | Consulta los campos propios en la guía de presupuesto, pedido o albarán. |
| Referencia, Descripción, Cantidad, Precio, % Dto. e Impuesto | Definen cada línea. En el ejemplo, MANT-ELEC, una unidad, 180,00 € y IVA 21% suman 217,80 €. | Conceptos y condiciones |
| Forma de pago | Indica la condición prevista; no confirma que se haya recibido el dinero. | Forma de pago |
Revisa el Neto, los Impuestos y el Total antes de continuar. La Tasa de conversión se consulta en el detalle de cabecera; si el documento usa una divisa distinta; comprueba el valor mostrado y las condiciones de la empresa.
Elegir el recorrido adecuado
Usa un presupuesto si necesitas presentar una propuesta; registra un pedido cuando el cliente confirme lo que solicita; añade un albarán para dejar constancia de la entrega o del trabajo; y crea la factura cuando corresponda emitirla. Si no necesitas fases previas, puedes iniciar directamente una factura. Las opciones disponibles para pasar de un documento a otro dependen del estado configurado y del tipo de documento.
Una factura puede estar Emitida aunque siga pendiente de cobro. Para saber si el dinero se ha registrado, revisa por separado Pagado y los recibos; Forma de pago solo expresa una condición. En el ejemplo, MANT-ELEC es un servicio; los efectos sobre existencias dependen de si una línea corresponde a un producto con control de stock y del estado elegido.
Si un documento no puede seguir el recorrido previsto, consulta las guías de transformación, modificación o agrupación antes de cambiarlo. Para corregir una factura, utiliza la guía de rectificación y revisa sus efectos antes de emitirla.
Permisos y acceso
Tu perfil puede permitirte consultar un listado sin crear o modificar documentos. Emitir una factura, cambiar un estado, registrar un cobro, ajustar columnas o eliminar un documento puede requerir permisos distintos. También puede influir la empresa activa y el estado del documento.
Si una opción no aparece o está deshabilitada, pide a administración que revise tu acceso a Ventas y el permiso de la acción concreta. No des por hecho que ver un documento autoriza a emitirlo o marcarlo como cobrado.
Si no encuentras una opción o un documento
- Si no ves el listado esperado, abre el menú Ventas y confirma el tipo de documento: Presupuestos, Pedidos, Albaranes o Facturas.
- Si no aparece un documento, busca por código, cliente o Número 2; revisa también el periodo y los filtros que ya estén activos.
- Si no puedes guardar, completa los campos obligatorios y comprueba cliente, fecha, serie, líneas e importes. En un pedido o albarán, revisa además el almacén antes de añadir líneas.
- Si no puedes editar o cambiar el estado, abre la ficha y comprueba su situación; algunos estados bloquean cambios o limitan las acciones disponibles.
- Si necesitas confirmar un cobro, revisa los recibos de la factura. El estado Emitida y la Forma de pago no acreditan por sí solos que se haya recibido el pago.
Resultado y guías de Ventas
Al terminar, sabrás qué documento representa cada etapa, cuál es el siguiente paso y dónde comprobar el resultado. En el caso de Papelería Alzina, las guías permiten recorrer la propuesta, el pedido, la entrega y la factura del servicio MANT-ELEC, revisando el total de 217,80 € y separando la emisión de la factura de su cobro.